( المقياس المستخدم لقياس النتائج الفعلية للعمل الإداري )
الرقابة الإدارية
ما الذي نقصده منها في الإدارة العامة ؟
وما معنى وفائدة هذه الوظيفة الإدارية ؟
وما هو الإطار الحقيقي لهذه الوظيفة التي يستفيد منها كل الممارسين للإدارة ؟
أسئلة كثيرة تداعب كل إداري يريد أن يقود مؤسسته إلى أعلى مستويات النجاح
وتساعد وظيفة الرقابة على التعرف على ما تم التخطيط له قد تم تنفيذه أم لم يتم تنفيذه بالشكل المطلوب
فهي قياس الأداء للمرؤوسين وتصحيح الانحرافات
من أجل التأكد من أن الأهداف المطلوب بلوغها والخطط المرسومة للمشروع قد نفذت فعلاً
كما أنها أداة ستعين بها الإداري عند تهيئة المناخ اللازم لتنفيذ الخطط وإنجاز الأهداف
وقد عرفها بذلك منذ عقود مضت هنري فايول – الرائد الأول لعلم الإدارة الحديث كعلم له أصوله ومبادئه العامة وهو فرنسي الأصل ـ
( الرقابة تقوم في المشروع على التحقق مما إذا كان كل شيء يسير وفقاً للخطة الموضوعة والتعليمات الصادرة والقواعد المحددة ، أما غرضها فهو بيان نقاط الضعف والأخطاء
من أجل تقويمها ومنع تكرارها ، وهي تنطبق على كل شيء الناس والأشياء والتصرفات )
أهداف الرقابة وعلاقتها بالتخطيط
هي إحدى ثلاث وظائف رئيسية يباشرها القائد الإداري الناجح
أما الوظيفتان الأخريتان فهما ( التخطيط والتنظيم )
والرقابة ترتبط أكثر وبصفة خاصة بالتخطيط
فالهدف منها التعرف على نقاط الضعف والأخطاء وأسبابها من أجل تصحيحها في وقت حدوثها أو قبل ذلك بهدف منعها من الحدوث
أو بعد حدوثها لمعرفة السباب التي أدت إلى ذلك من أجل تجاوزها في المستقبل ولعدم تكرارها
كما أن هذه العملية تحقق الأثر اللازم لتصحيح مسار تنفيذ الخطط
عن طريق إجراء التعديلات الضرورية في الخطط الموضوعة
لذا لا يمكن القيام بمهمات الرقابة إلا إذا كانت هناك خطط وأهداف محددة
كما أنها تكشف لنا صحة عملية التخطيط الإداري وما يتبع ذلك من سياسات وإجراءات
وظائف الرقابة في مجال إدارة الأعمال
ـ الرقابة على الانتاج : ويقصد بها جميع الأنشطة الموجهة نحو إنتاج السلعة المطلوبة وبالكمية والنوعية المحددة وفي الزمن المناسب وبتكاليف أقل من خلال التأكد من توفر المواد اللازمة والمواد الخام للأنتاج قبل بدء العمية الانتاجية واتخاذ الاجراات الفورية لاكمال النقص
ـ الرقابة على التسويق : ويركز هذا النوع الرقابي على الأنشطة التسويقية والتي تتعلق بكميات الوحدات المباعة مقارنة بما تم التخطيط له
ـ الرقابة المالية : ويقصد بها متابعة الخطط المالية عند تنفيذها خطوة بخطوة للتعرف على عثرات الإدارة المالية والعمل على التغلب عليها
ـ الرقابة على سياسات الأفراد : وتهدف إلى التأكد من كفاءة الأفراد العاملة وأهليتها وضبط برامج التدريب وفاعلية الأجور والمرتبات ومدى تحقيق أهدافها
أساليب الرقابة الإدارية العلمية
تختلف الأساليب والوسائل التي يتم وضعها لتقدير كافة الأعمال الإدارية باختلاف الباحثين
إلا أن أهمها وأكثرها تأثيراً واستعمالاً هي كالتالي :
1/التقارير الإدارية : يعد هذا الأسلوب من أهم أساليب الرقابة سواء كان شفهيا أو مكتوباً لما يتسم به من وضوح ودقة عن حقائق مجريات الأمور في أي منظمة
ومؤسسة تمكننا من العودة إليها عند الضرورة
وأهمها تلك التقارير التي يرفعها العاملون في المستويات التنفيذية لما تتصف بها من واقعية وتصل بشكل منتظم ودوري إلى رئيس كل وحدة كما يمكن من رفعها
إلى القيادات العليا التي بدورها تقوم بالدراسة والتمحيص والتوجيه
ثم اتخاذ القرارات المناسبة
ويجب أن تتصف ميع التقارير بالأمور التالية
أن يكون مركزا مستوعبا للمحتوى المطلوب ـ أن يكون مختصرا بعيدا عن التطويل
وأن يكون منتظما ودوريا ـ وأن يتضمن بعض التوجيهات الخاصة بالمستقبل
2/الملاحظة والتفتيش الإداري: تعد أبسط طريقة من طرق قياس الأداء ويتحقق هذا الأسلوب من خلال اطلاع المدير مباشرة وملاحظته على أعمال المرؤوسين
في مواقع عملهم ومعرفة اتجاهاتهم والطرائق المستخدمة والنتائج التي توصلوا إليها
ويمكن خلال ذلك استخدام بعض المقاييس الدقيقة وتطبيقها مثل مراجعة الحسابات
والتي تتضمن المراجعة المالية وطريقة الأداء والخطط وعلى المراجع أن يظهر الأخطاء
ونقاط الضعف ويقترح بعض الاقتراحات لتقويم الخلل
ويجري التفتيش من خلال الانتقال من موقع إلى آخر
3/ الميزانيات: كما يعد تقرير الميزانيات التي تستخدمها السلطات الإدارية وسيلة من وسائل إجراء الرقابة عن طريق وضعها للحدود التي لأي جب تجاوزها
مميزات وخصائص الرقابة الفاعلة
يجب أن تمتاز باختيار الوسيلة الرقابية ونظام الرقابة المناسب لمقتضيات العمل وضرورته
مرونتها وقابليتها للتعديل والتصحيح أن
يكون النظام الرقابي موضوعيا وسهلا وواضحا وقابلاً للمناقشة
استخدام جميع وسائل الرقابة المتاحة التاريخية والتنبوئة والفورية .
أن تكون الرقابة موضوعية وليست شخصية أي لاتنظر الى الشخص الذي سبب الانحراف بل الى اسباب الانحراف
ويجب أن يمارس في الوقت المناسب مع جودة شبكة اتصالات قوية وسريعة
أخيرا .. كيف نختار المراقبين الإداريين
القيادة الإدارية دوما المفتاح الإداري لنجاح أي مؤسسة ومهما كانت الصعوبات التي تواجه الإدارة ومهما اختلفت طبيعتها فإن القادة الإداريين هم الذين يسيرون التنظيم
واليوم المؤسسات الإدارية تحتاج لأفراد على درجة كبيرة من المهارة والشخصية والتدريب في كافة الميادين وبتخصصات كثيرة لأن القائد الإداري هو قلب المنظمة
إذا ما هي أسليب اختيار القائد الإداري او المراقب الإداري والمخطط والمنظم بالتحديد
أكثر الوسائل رجاحة هي ما يلي :
الحرية المطلقة في الاختيار على حسب موازناتها وظروف البلد وتوجهاتها
الوجاهة الاجتماعية ويرى بعضهم ضرورة ذلك لتعطيهم الحصانة والضمان في الحفاظ على مركزها وسمعتها
وهذا لا يعني أن نلغي مبدأ الديمقراطية في الاختيار فهؤلاء كنخبة يمتعون مثل غيرهم بحقوق المواطنة إذا امتلكوا الجدارة والكفاءة اللازمة لمذل هذه المناصب
ـ الإعداد الأكاديمي وهذا الأسلوب الذي تعتمده كافة الدول المتقدمة حيث تقوم بإعداد الإداريين في معاهد ومؤسسات إدارية عالية تنظم خصيصا لهذه المهمات الإدارية وهي من أنجح الأساليب
خاصة إذا ربطت بين التعليم والمهارة النظرية وبين التطبيق العملي
ـ الجدارة والكفاءة : وتعتبر صفة مطلوبة لابد من توافرها في القيادة الإدارية وهي تضمن اختيار صفوة العناصر الصالحة للقيام بأعباء المهمات الإدارية الصعبة
تلخيص واعداد .. خط من الضوء _ ايمان عبدو الرقابة الإدارية
ما الذي نقصده منها في الإدارة العامة ؟
وما معنى وفائدة هذه الوظيفة الإدارية ؟
وما هو الإطار الحقيقي لهذه الوظيفة التي يستفيد منها كل الممارسين للإدارة ؟
أسئلة كثيرة تداعب كل إداري يريد أن يقود مؤسسته إلى أعلى مستويات النجاح
وتساعد وظيفة الرقابة على التعرف على ما تم التخطيط له قد تم تنفيذه أم لم يتم تنفيذه بالشكل المطلوب
فهي قياس الأداء للمرؤوسين وتصحيح الانحرافات
من أجل التأكد من أن الأهداف المطلوب بلوغها والخطط المرسومة للمشروع قد نفذت فعلاً
كما أنها أداة ستعين بها الإداري عند تهيئة المناخ اللازم لتنفيذ الخطط وإنجاز الأهداف
وقد عرفها بذلك منذ عقود مضت هنري فايول – الرائد الأول لعلم الإدارة الحديث كعلم له أصوله ومبادئه العامة وهو فرنسي الأصل ـ
( الرقابة تقوم في المشروع على التحقق مما إذا كان كل شيء يسير وفقاً للخطة الموضوعة والتعليمات الصادرة والقواعد المحددة ، أما غرضها فهو بيان نقاط الضعف والأخطاء
من أجل تقويمها ومنع تكرارها ، وهي تنطبق على كل شيء الناس والأشياء والتصرفات )
أهداف الرقابة وعلاقتها بالتخطيط
هي إحدى ثلاث وظائف رئيسية يباشرها القائد الإداري الناجح
أما الوظيفتان الأخريتان فهما ( التخطيط والتنظيم )
والرقابة ترتبط أكثر وبصفة خاصة بالتخطيط
فالهدف منها التعرف على نقاط الضعف والأخطاء وأسبابها من أجل تصحيحها في وقت حدوثها أو قبل ذلك بهدف منعها من الحدوث
أو بعد حدوثها لمعرفة السباب التي أدت إلى ذلك من أجل تجاوزها في المستقبل ولعدم تكرارها
كما أن هذه العملية تحقق الأثر اللازم لتصحيح مسار تنفيذ الخطط
عن طريق إجراء التعديلات الضرورية في الخطط الموضوعة
لذا لا يمكن القيام بمهمات الرقابة إلا إذا كانت هناك خطط وأهداف محددة
كما أنها تكشف لنا صحة عملية التخطيط الإداري وما يتبع ذلك من سياسات وإجراءات
وظائف الرقابة في مجال إدارة الأعمال
ـ الرقابة على الانتاج : ويقصد بها جميع الأنشطة الموجهة نحو إنتاج السلعة المطلوبة وبالكمية والنوعية المحددة وفي الزمن المناسب وبتكاليف أقل من خلال التأكد من توفر المواد اللازمة والمواد الخام للأنتاج قبل بدء العمية الانتاجية واتخاذ الاجراات الفورية لاكمال النقص
ـ الرقابة على التسويق : ويركز هذا النوع الرقابي على الأنشطة التسويقية والتي تتعلق بكميات الوحدات المباعة مقارنة بما تم التخطيط له
ـ الرقابة المالية : ويقصد بها متابعة الخطط المالية عند تنفيذها خطوة بخطوة للتعرف على عثرات الإدارة المالية والعمل على التغلب عليها
ـ الرقابة على سياسات الأفراد : وتهدف إلى التأكد من كفاءة الأفراد العاملة وأهليتها وضبط برامج التدريب وفاعلية الأجور والمرتبات ومدى تحقيق أهدافها
أساليب الرقابة الإدارية العلمية
تختلف الأساليب والوسائل التي يتم وضعها لتقدير كافة الأعمال الإدارية باختلاف الباحثين
إلا أن أهمها وأكثرها تأثيراً واستعمالاً هي كالتالي :
1/التقارير الإدارية : يعد هذا الأسلوب من أهم أساليب الرقابة سواء كان شفهيا أو مكتوباً لما يتسم به من وضوح ودقة عن حقائق مجريات الأمور في أي منظمة
ومؤسسة تمكننا من العودة إليها عند الضرورة
وأهمها تلك التقارير التي يرفعها العاملون في المستويات التنفيذية لما تتصف بها من واقعية وتصل بشكل منتظم ودوري إلى رئيس كل وحدة كما يمكن من رفعها
إلى القيادات العليا التي بدورها تقوم بالدراسة والتمحيص والتوجيه
ثم اتخاذ القرارات المناسبة
ويجب أن تتصف ميع التقارير بالأمور التالية
أن يكون مركزا مستوعبا للمحتوى المطلوب ـ أن يكون مختصرا بعيدا عن التطويل
وأن يكون منتظما ودوريا ـ وأن يتضمن بعض التوجيهات الخاصة بالمستقبل
2/الملاحظة والتفتيش الإداري: تعد أبسط طريقة من طرق قياس الأداء ويتحقق هذا الأسلوب من خلال اطلاع المدير مباشرة وملاحظته على أعمال المرؤوسين
في مواقع عملهم ومعرفة اتجاهاتهم والطرائق المستخدمة والنتائج التي توصلوا إليها
ويمكن خلال ذلك استخدام بعض المقاييس الدقيقة وتطبيقها مثل مراجعة الحسابات
والتي تتضمن المراجعة المالية وطريقة الأداء والخطط وعلى المراجع أن يظهر الأخطاء
ونقاط الضعف ويقترح بعض الاقتراحات لتقويم الخلل
ويجري التفتيش من خلال الانتقال من موقع إلى آخر
3/ الميزانيات: كما يعد تقرير الميزانيات التي تستخدمها السلطات الإدارية وسيلة من وسائل إجراء الرقابة عن طريق وضعها للحدود التي لأي جب تجاوزها
مميزات وخصائص الرقابة الفاعلة
يجب أن تمتاز باختيار الوسيلة الرقابية ونظام الرقابة المناسب لمقتضيات العمل وضرورته
مرونتها وقابليتها للتعديل والتصحيح أن
يكون النظام الرقابي موضوعيا وسهلا وواضحا وقابلاً للمناقشة
استخدام جميع وسائل الرقابة المتاحة التاريخية والتنبوئة والفورية .
أن تكون الرقابة موضوعية وليست شخصية أي لاتنظر الى الشخص الذي سبب الانحراف بل الى اسباب الانحراف
ويجب أن يمارس في الوقت المناسب مع جودة شبكة اتصالات قوية وسريعة
أخيرا .. كيف نختار المراقبين الإداريين
القيادة الإدارية دوما المفتاح الإداري لنجاح أي مؤسسة ومهما كانت الصعوبات التي تواجه الإدارة ومهما اختلفت طبيعتها فإن القادة الإداريين هم الذين يسيرون التنظيم
واليوم المؤسسات الإدارية تحتاج لأفراد على درجة كبيرة من المهارة والشخصية والتدريب في كافة الميادين وبتخصصات كثيرة لأن القائد الإداري هو قلب المنظمة
إذا ما هي أسليب اختيار القائد الإداري او المراقب الإداري والمخطط والمنظم بالتحديد
أكثر الوسائل رجاحة هي ما يلي :
الحرية المطلقة في الاختيار على حسب موازناتها وظروف البلد وتوجهاتها
الوجاهة الاجتماعية ويرى بعضهم ضرورة ذلك لتعطيهم الحصانة والضمان في الحفاظ على مركزها وسمعتها
وهذا لا يعني أن نلغي مبدأ الديمقراطية في الاختيار فهؤلاء كنخبة يمتعون مثل غيرهم بحقوق المواطنة إذا امتلكوا الجدارة والكفاءة اللازمة لمذل هذه المناصب
ـ الإعداد الأكاديمي وهذا الأسلوب الذي تعتمده كافة الدول المتقدمة حيث تقوم بإعداد الإداريين في معاهد ومؤسسات إدارية عالية تنظم خصيصا لهذه المهمات الإدارية وهي من أنجح الأساليب
خاصة إذا ربطت بين التعليم والمهارة النظرية وبين التطبيق العملي
ـ الجدارة والكفاءة : وتعتبر صفة مطلوبة لابد من توافرها في القيادة الإدارية وهي تضمن اختيار صفوة العناصر الصالحة للقيام بأعباء المهمات الإدارية الصعبة
0 comments: